مصفوفة مسؤوليات لتحسين التواصل بين الاستشاري والمقاول
لكل من المالك والاستشاري والمقاول دور مختلف في مشروع البناء، لكن الحدود بين هذه الأدوار ليست واضحة دائمًا في الممارسة العملية. فمن يعتمد مستندات المواد؟ ومن يحق له إصدار تعليمات بالتغيير في الموقع؟ ومن يجب إبلاغه بالتأخير؟ وعندما تكون الإجابات غير مؤكدة، تتعطل القرارات وتتعارض التعليمات وتتأثر العلاقات بين الأطراف. وتعالج مصفوفة المسؤوليات ذلك بتوضيح من يقوم بماذا في مرجع واحد.
ماذا تحدد مصفوفة المسؤوليات؟
تسرد المصفوفة الأنشطة والقرارات الرئيسية في المشروع، وتحدد دور كل طرف في كل بند. ومن الأدوار الشائعة: المسؤول عن التنفيذ، والمعتمد، ومن تجب استشارته قبل القرار، ومن يجب إبلاغه بعده:
- تقديمات التصميم والمخططات التنفيذية واعتماد المواد.
- تعليمات الموقع والتعديلات وأوامر التغيير.
- الفحوص والاختبارات واستلام الأعمال.
- المستخلصات والاعتماد المالي والموافقات المالية.
- مسؤوليات السلامة والجودة والبيئة.
- التواصل مع الجهات المختصة وشركات الخدمات.
اعتمادات أسرع
تنتج كثير من حالات التأخير في الموقع عن انتظار القرارات؛ فعندما تحدد المصفوفة من يعتمد كل نوع من المستندات وخلال أي مدة، تسلك التقديمات مسارًا واضحًا. فيعرف المقاول أين يرسلها، ويعرف الاستشاري ما يجب عليه مراجعته، ويعرف المالك القرارات المحجوزة له. ويمكن متابعة مدد الاعتماد مقارنة بالمدد المتفق عليها، فتصبح نقاط الاختناق ظاهرة وقابلة للمعالجة.
تعارضات أقل أثناء التنفيذ
تُعد التعليمات المتعارضة مصدرًا شائعًا للنزاعات؛ فإذا وجه ممثل المالك والاستشاري تعليمات للمقاول في الوقت نفسه، أو تصرف المقاول بناءً على طلبات غير رسمية، يحدث الارتباك. وتحدد مصفوفة المسؤوليات القنوات الرسمية للتعليمات والاعتمادات، مما يقلل سوء الفهم ويحمي موقف كل طرف وفق العقد.
وينبغي إعداد المصفوفة في بداية المشروع، ومواءمتها مع العقد، ومناقشتها مع جميع الأطراف، وتحديثها عند تغير الأدوار. كما يجعل الرجوع إليها في اجتماعات التنسيق منها أداة عملية لا مستندًا محفوظًا في الأدراج. ويُستحسن أيضًا توضيح بيانات التواصل للأشخاص المعنيين بكل دور، حتى يعرف كل فريق من يخاطب مباشرة دون تأخير.
وتدعم المسؤوليات الواضحة تواصلًا أفضل وقرارات أسرع وبيئة عمل أكثر تعاونًا، وتمنح جميع الأطراف ثقة أكبر في سير المشروع. كما تسهل على الأعضاء الجدد في فريق المشروع فهم أدوارهم بسرعة عند انضمامهم في مراحل لاحقة.
ومن المفيد كذلك ربط المصفوفة بنماذج موحدة للمراسلات والتقديمات، حتى يصبح المسار الرسمي سهل الاتباع للجميع.
وتعد المختلف (VARIO) مصفوفات المسؤوليات ضمن خدمات إدارة المشاريع، لتوضيح أدوار الاستشاري والمقاول والمالك، وتسريع الاعتمادات وتقليل التعارضات أثناء التنفيذ.
